Fragen & Antworten zur Lieferanten-Schnittstelle

Ein neues System wie die Schnittstelle zwischen Warenverkäufern und SmartFarmer wirft natürlich Fragen auf. Wir geben hier auf die häufigsten Fragen Antworten!

Wed, 04 Mar 2020

Was macht die Schnittstelle?

Häufig kaufen Sie Pflanzenschutz- und Düngemittel bei verschiedenen Verkäufern ein. Es macht aus verschiedenen Gründen Sinn, diese Einkäufe in SmartFarmer einzutragen, was allerdings etwas aufwändig ist. Unsere Schnittstelle nimmt Ihnen die Arbeit ab, indem die Einkäufe automatisch an SmartFarmer übertragen werden. Sie sparen sich damit die Tipparbeit.

Muss ich die Schnittstelle unbedingt aktivieren?

Nein, die Schnittstelle ist zwar eine Erleichterung für Sie, aber keineswegs Pflicht. Sie können auch jederzeit Ihre Meinung ändern.

Ist die Schnittstelle automatisch aktiv?

Nein. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Schnittstelle zu verwenden, muss diese explizit bei jedem Lieferanten aktiviert werden.

Wie aktiviere ich die Schnittstelle?

Das hängt vom jeweiligen Lieferanten ab, da diese jeweils unterschiedliche Systeme verwenden. Sie finden in SmartFarmer unter VERWALTUNGSchnittst. Lieferanten spezifische Anleitungen für jeden unterstützten Lieferanten.

Die Vorgehensweise ist in allen Fällen sehr einfach.

Werden auch Preise übernommen?

Ja, auch die effektiven Einkaufspreise werden eingetragen (inkl. Rabatt)!

Wie schnell landen die Einkäufe in SmartFarmer?

Das hängt wesentlich vom Lieferanten ab. Im besten Fall sind die Informationen sofort nach Abholung der Ware in SmartFarmer sichtbar. Bei Lieferanten, die uns nur die Rechnungen zusenden können, müssen Sie klarerweise auf das Monatsende warten.

Je nach gekauften Artikeln kann es auch sein, dass das SmartFarmer Team unbekannte Artikel erst noch zuordnen muss. Das geht in der Regel aber recht schnell.

In den meisten Fällen sollten die Daten bis zum Tag danach verfügbar sein.

Tipp: Falls notwendig, können Sie die Lieferscheine auch vorab händisch eintragen (s.u.) und SmartFarmer ergänzt die Angaben später, wie z.B. den Preis.

Wird mein Lagerbestand automatisch aktualisiert?

Fast! Die Lieferscheine werden zuerst in einem Zwischenspeicher abgelegt und Ihnen angezeigt. Sie können bei jedem Lieferschein entscheiden, ob dieser ins Journal übertragen werden soll, oder nicht. Es genügt ein Klick.

Was ist, wenn ich einige Lieferscheine schon selbst eingetragen habe?

Kein Problem! SmartFarmer erkennt vorhandene Lieferscheine anhand der Nummer und vergleicht die Angaben. Bei Abweichungen werden die Unterschiede angezeigt und Sie können wiederum entscheiden, was geschehen soll.

Kann ich die Daten nachträglich ändern oder einen Lieferschein löschen?

Auf alle Fälle! Sie behalten die volle Kontrolle über alle Eingaben im Journal und können alles nach Belieben ändern. SmartFarmer wird dann vermutlich anzeigen, dass die Angaben abweichen, aber Sie können dann einfach auf „ignorieren” klicken und SmartFarmer gibt dann Ihren Änderungen Vorrang.

Ich trage alle Lieferscheine selbst ein – hat für mich die Schnittstelle einen Vorteil?

Ja, unbedingt! Es hat sich gezeigt, dass sich bei den manuellen Eingaben gerne Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Durch die Schnittstelle kann Sie SmartFarmer auf Fehler aufmerksam machen. Letztendlich bemerken Sie so auch, wenn Sie bei den Maßnahmen im Betriebsheft einen Fehler gemacht haben (falsches Mittel, falsche Menge).

Ich führe den GLOBAL-GAP Lagerbestand noch händisch auf Papier!

Trotzdem kann die Schnittstelle für Sie interessant sein, da SmartFarmer damit die Preise der Mittel lernt. Ganz ohne Mühe können Sie so berechnen lassen, was die einzelnen Spritzungen oder Düngungen gekostet haben.

Was ist, wenn ich mehrere Lager habe?

Die Lieferscheine werden generell nicht vollautomatisch ins Journal übernommen, sondern in einer separaten Liste angezeigt, wo Sie jeden Lieferschein für sich auf Knopfdruck ins Journal kopieren können. Dabei lässt Sie SmartFarmer das Lager auswählen.

Wenn die Lieferung nicht komplett in einem bestimmten Lager verstaut wurde, geben Sie bitte separat eine „Umbuchung Lager” im Journal ein.

Die Lösung gefällt mir, aber von Lieferant X bekomme ich die Daten immer relativ spät.

Am besten Sie geben dem Lieferanten zu verstehen, dass sie eine schnellere Übertragung wünschen. Für alles Technische soll sich der Lieferant mit dem SmartFarmer Support in Verbindung setzen.

Meinem Lieferanten soll ich eine seltsame E-Mail Adresse mitteilen – wie funktioniert das genau?

Manche Lieferanten sind technisch nicht in der Lage, die Daten direkt an den SmartFarmer Server zu senden. Für diese Lieferanten bietet SmartFarmer eine alternative Lösung an, wobei die notwendigen Informationen aus PDF Dokumenten (Kopien von Rechnungen, Lieferscheine) automatisiert herausgelesen werden. Damit diese Dokumente direkt an SmartFarmer gelangen, stellt Ihnen das System eine persönliche E-Mail Adresse zur Verfügung, welche letztendlich alles an Ihre normale Adresse weiterleitet. Der Clou dabei ist, dass SmartFarmer die Mails nach Rechnungen und Lieferscheinen analysiert und ggf. die Einkäufe in Ihre SmartFarmer Datenbank überträgt-

Mein Lieferant kann aber nicht zwei E-Mail Adressen konfigurieren!

Das ist meistens so. Die SmartFarmer E-Mail Adrsesse ist eher als Ersatz Ihrer normalen E-Mail Adresse gedacht! Es werden ja sowieso alle E-Mails an Sie weitergeleitet.

Mein Lieferant sendet mir aber auch Rundschreiben und andere Informationen an diese Adresse!

Kein Problem! Diese werden direkt und sofort an Sie weitergeleitet.

Was ist, wenn ich die E-Mail Adresse bei meinem Lieferanten lieber nicht ändern möchte?

Kein Problem! Sie können die Mails Ihres Lieferanten auch selbst an die SmartFarmer Adresse weiterleiten – das funktioniert genauso. Der Nachteil dabei ist natürlich, dass Sie diese Weiterleitung stets selbst machen müssen.

Natürlich wird SmartFarmer auch in dem Fall die von Ihnen weitergeleitete Mail nochmal an Sie zurücksenden (weil ja alles weitergeleitet wird). Sie können der Adresse aber den Zusatz „-nofwd” anhängen (z.B. „X123456-nofwd@sfdata.it”), wodurch die Mail nicht unnötig weitergeleitet wird.

Ich würde gerne ältere Lieferscheine importieren – geht das?

Bei Lieferanten mit E-Mail System (s.o.) können Sie ältere, bereits erhaltene E-Mails einfach an Ihre @sfdata.it Adresse nachträglich weiterleiten und diese werden problemlos ausgewertet.

Bei Lieferanten mit PIN System ist es meist möglich, dass diese auf Nachfrage ältere Lieferungen einmalig manuell an unser System übermitteln.

Der Mitarbeiter in der Verkaufsstelle behauptet etwas anderes…?

Bei Unklarheiten bitte gleich den SmartFarmer Support (0471-1660116) anrufen – am besten, wenn Sie sich noch im Geschäft befinden.

Mein Lieferant wird leider noch nicht unterstützt!

Bitte kontaktieren Sie uns, damit wir das lösen können.

Loading...

Copyright © NOVASYS KG